Otimização de Processos: Benefícios e Razões para ter em uma Empresa

Elisa Rodrigues de Souza

Imagem demonstrativa de Otimização de Processos

Nos últimos anos, o alcance do gerenciamento de processos de negócio (BPM) nas empresas vem ganhando força, estando diretamente relacionado com a otimização de processos nelas incluídas. Empresas que almejam por ser uma “4.0” e estarem devidamente no patamar das mesmas no mercado de trabalho, tem como desafio obrigatório saber sobre o assunto e aplicá-lo durante a gestão empresarial. Deste modo, o primeiro fator que devemos abordar é: “O Que é Otimização de Processos?”

            Otimização de processos é uma técnica que visa mapear as atividades executadas, sejam elas automatizadas ou não, buscando encontrar falhas; erros ou desperdícios de tempo e dinheiro. Essa otimização é realizada em etapas, sendo elas:

  • Mapeamento de processos

Consiste em estudar as atividades que são realizadas de ponta a ponta em um processo, identificando as entradas e as saídas. Assim, é possível fazer um fluxograma dessas tarefas para melhor compreensão do trabalho que é realizado, facilitando a identificação de erros e implementação de melhorias.

  • Identificação e eliminação de falhas

Como supracitado, o mapeamento de processos é o principal agente para essas identificações que afetam a produtividade e o resultado do processo. Esta etapa, tem como principal fator a raiz do problema, ou seja, não adianta só encontrar o problema e seus impactos. Deve-se achar o início dele e a solução para inibi-lo.

  • Eliminação de etapas desnecessárias

A realização de atividades que não entregam um impacto positivo no processo, afetam diretamente a produtividade e efetividade do mesmo. Sendo equivalente a tarefas repetitivas ou aquelas que não fazem sentido atualmente. Sendo assim, na otimização dos processos esses pontos identificados alertam para melhorias, deixando o processo mais enxuto e objetivo.

  • Melhoria nas utilizações dos recursos

Visto que, às vezes, há desperdícios de recursos (materiais e/ou tempo e/ou ferramentas e/ou mão de obra), é necessário a avaliação das perdas no processo. Além de observar como a produtividade pode ser aumentada. Por exemplo: melhorando o processo de comunicação utilizado, a integração entre os setores da empresa ou até mudanças que podem ser feitas nos métodos de execução.

  • Formalização de novos métodos

Por fim, para garantir que o processo seja otimizado e que certamente ele sofra mudanças de execução, entramos nessa última etapa. Adotando as mudanças na prática e formalizando os ajustes feitos. Dessa forma, é preciso que esses novos métodos se tornem conhecimento de todos os colaboradores da empresa e que entre no treinamento de novos funcionários.

Um dos pontos vantajosos é que essas etapas supracitadas, podem ser aplicadas em conjunto, tornando as medidas ainda mais efetivas.

Principais razões e benefícios para ter a otimização de processos em sua empresa:

  • Minimização dos custos operacionais, por meio da eliminação de etapas desnecessárias e melhorias nos recursos utilizados.
  • Entrega de serviços mais confiáveis e com maior qualidade. Já que com a formalização da otimização de processos, estará especificado as atividades que devem ser realizadas; em quanto tempo devem ser feitas e quais os recursos são necessários para execução.
  • Maximização da eficácia e produtividade. Pois as tarefas e processos desnecessários vão ser retirados. E com a identificação e eliminação das falhas não haverá problemas de ter que refazer o trabalho já feito para corrigir os erros encontrados.
  • Integração dos membros e das tarefas, por meio do sequenciamento das tarefas, compartilhamento de informações e aumento da cooperação dos envolvidos.
  • Minimização do tempo demandado, através das etapas 3 e 4 que encurtaram o processo, deixando-o mais objetivo, eficaz e produtivo.
  • Maximização da segurança. Com um processo de otimização formalizado os riscos de terem tarefas feitas erradas; atrasos de funcionários; falta de conhecimento; entre outros problemas de trabalho; serão raros.
  • Maior fluxo de informações controladas. Já que com a estruturação dos processos é possível saber de onde um determinado dado sai, para onde ele vai e o que será feito com ele.
  • Criação de soluções mais assertivas. Pois com o mapeamento de processos e reconhecimento de falhas a última etapa se torna efetiva para implementar novos métodos que funcionem de acordo com a característica da empresa.
  • Minimização dos recursos. Já que a análise da etapa 4 irá dizer se algum recurso não precisa ser utilizado ou se pode ser substituído por um melhor e mais viável.
  • Redução dos erros e necessidades de retrabalhos, sendo uma consequência positiva da diminuição das falhas e da maior compreensão dos funcionários para com as tarefas.

Qual a relação de otimização de processos com o meio ambiente?

Além desses vários fatores que agregam ao sucesso e que acarretam para o alcance do resultado traçado pela empresa, não podemos deixar de falar sobre a correlação com a sustentabilidade.

Em um contexto de mercado, as empresas que costumam alcançar o sucesso mais rápido são aquelas que buscam e valorizam a sustentabilidade.  O significado de sustentabilidade é a capacidade de conservação de um processo ou sistema, abordando a maneira de como se deve agir perante a natureza.

Apesar de pensarmos sempre no lado “verde” da história, a sustentabilidade em termos contemporâneos se refere em três valores principais. No qual, são conhecidos como P’s da sustentabilidade. Sendo eles: people, planet and profit (as pessoas, o planeta e o lucro).

Deste modo, a otimização de processos industriais realiza um levantamento completo dos processos, permitindo a avaliação dos recursos de forma mais racional e sustentável, consequentemente.

Introdução da tecnologia na otimização

Evidentemente, nesse cenário que permite o desenvolvimento das empresas que buscam uma visibilidade no mercado ou indústrias que almejam pelo patamar 4.0, também possuem o propósito de ter um avanço econômico, social e ecológico. E seguramente, o chamado “Lean Manufacturing” ou otimização de processos industriais tem como protagonista a tecnologia.

A tecnologia assume o papel de digitalização da empresa; integração dos processos; realização de atividades melhores e mais rápidas; abordando exatamente todos os focos da otimização de processos. Podendo ser aplicada de diversas formas e em diversos setores, atingindo desde a compra da matéria prima até o pós-venda. Exemplificando, as vertentes que a tecnologia pode atuar são:

  • Monitoramento dos colaboradores. Com sensores espalhados pela planta; emissão de sinais dos crachás dos funcionários; quanto tempo ficam em cada processo e até se estão bem alocados dentro do ambiente. Sendo possível utilizar esse sistema de geolocalização com os equipamentos, tendo como objetivo encontrar aparelhos que não são muito usados, para que então, reduza os gastos.
  • Gestão de processos. Com a utilização de um software organizacional, a fim de documentar tudo que acontece na empresa e identificar gargalos que podem ser consertados e/ou melhorados.
  • Controle avançado de processos. No qual a tecnologia ligada a um hardware irá prever as variáveis existentes em cada segmento e assim podendo já fazer os ajustes necessários para melhor funcionamento.
  • Gestão de estoque. Diminuindo o custo da operação manual com sensores de geolocalização que conseguem saber onde está cada matéria prima e qual é o estoque. Em que é comparada com o número de registro no software que mostrará a capacidade do armazém.
  • Controle de qualidade. A partir de tecnologias que identificam problemas nas máquinas, organizam inspeções e auditorias para fazer as revisões periódicas dos produtos de determinado processo.

Em síntese, estamos diante de um aperfeiçoador de processos, em que com a otimização da empresa, a mesma ganhará em muitos aspectos. De modo que, as recompensas que trarão após otimizá-la não são apenas lucros, mas sim um ganho ambiental (sustentabilidade) e social (produtos melhores).

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