Gestão de Tempo: Como ser eficaz?

Jade Müller e João Lisboa

Imagem de uma ampulheta para ilustrar a Gestão de Tempo

 

Quantas vezes pensamos em “Como eu gostaria que meu dia tivesse pelo menos mais 5 horas!”. O tempo não parece ser mais suficiente para a demanda de afazeres precisamos atender.

Com tantas atividades, o planejamento tornou-se vital para cumprir com seus prazos, ser produtivo para ter o merecido tempo livre para descanso. Um plano é apenas um conto de fadas se não é colocado em prática.

As gerações de Gestão de Tempo

Segundo Covey (1989) a administração do tempo baseia-se na necessidade da humanidade de estar no controle do tempo, marcando 4 gerações, que são:

 

  • Primeira geração: Bilhetes e listas, esforço inicial para sistematizar as demandas;
  • Segunda geração: Calendários e agendas dada a necessidade de organizar o futuro.
  • Terceira geração: Com o conhecimento das outras gerações busca a ideia de prioridade para o alcance de metas.
  • Quarta geração: Essa emergente reconhece que o desafio não é apenas gerenciar o tempo, mas também a pessoa.

 

A quarta geração alcançar o equilíbrio levando em consideração: Urgência e Importância. Ao conciliar estes dois conceitos buscando a prevenção de problemas e identificação de oportunidades a pessoa atua com eficácia, com um salto qualitativo, transparecendo equilíbrio e disciplina em meio a crises.

Problemas causados por uma má gestão de tempo

A má gestão do tempo tem um impacto em diferentes frentes e âmbitos e muitas vezes cria bolas de neve. Um problema leva a outro sucessivamente e o único jeito de acabar com o ciclo é correndo a trás do tempo perdido. Separamos alguns dos problemas mais recorrentes nesse assunto.

  • Atrasos constantes: Além de ser muito deselegante com colegas de trabalho, a falta de pontualidade compromete os prazos estipulados para os trabalhos e coloca à prova sua credibilidade profissional. Os atrasos podem acontecer por diversos motivos, como o excesso de tarefas pegas ou a centralização de demandas, mas isso não muda o fato de que esta postura afeta negativamente os relacionamentos de uma maneira geral.
  •  Acumulo de tarefas: sem uma boa gestão do tempo você deixa as tarefas para a última hora e muitas vezes perdem-se os prazos. Isso significa que tais tarefas terão que ser feitas depois, em um momento planejado para outra coisa. Acabamos por ter que realizar diversas tarefas em um tempo reservado anteriormente para apenas uma.
  •  Falta de foco: Pensar sobre várias coisas ao mesmo tempo pode te atrapalhar a solucionar cada uma delas ou então enxergar qual tarefa precisa ser priorizada naquele momento. Falta de foco, dificuldade de atenção e indecisão deixam qualquer gestor estacionado, sem saber o que fazer primeiro.
  • Fadiga física e emocional: Quando você não gerencia bem o tempo, é natural que se sinta cansado e com pouca motivação. Ficar correndo de lá para cá sem resolver efetivamente os problemas gasta energia e gera frustração. É neste cenário que nasce o stress, afetando sua saúde física e mental, e a impaciência, atrapalhando as relações profissionais e pessoais.

 

Como colocar em prática um bom planejamento?

Antes de tudo é sempre bom lembrar que a mudança não vem sozinha! Precisa-se de dedicação e esforço, porque afinal gerir a si não é fácil, mas não é impossível! Mas agora que estou disposto a mudar, por onde começar?

 

1 – Divida suas atividades em fases

Para uma boa gestão de tempo, três fases são essenciais almejando no final o sucesso. De forma sequencial, é o start para um bom trabalho. São elas:

  • Análise: Como estou utilizando meu tempo e como deveria estar utilizando;
  • Planejamento: Croqui acerca das atividades, como vão ser realizadas, o que precisarão para a execução e intervalos de tempo até o produto final. Há também uma análise de prioridade, na qual é recomendada uma estratégia para que a abordagem seja certeira;
  • Acompanhamento: Reflexão sobre a programação e possíveis intervenções nos planos no futuro.

Dada às fases, o plano de ação que seguir essas diretrizes, sendo esse do mais simples até o mais complexo, resultará sempre no sucesso de aproveitamento!

 

2 – Metas

Sempre estabeleça o por quê de estar realizando determinada atividade. Como por exemplo: Vou me dedicar no processo seletivo da EJEM (/) , pois eu quero entrar para a Empresa Júnior! O hábito de alocar tempo para uma tarefa com objetivo melhora a habilidade em fazer estimativas de tempos e desenvolve o poder de gerenciamento.

 

3 – Identifique os ralos de desperdício

A produtividade individual está intrínseca ao planejamento do tempo. Logo, qualquer desperdiçador de tempo pode interferir nas suas realizações previstas.

Como principais “ladrões de tempo”, podemos apontar:

  • Interrupções;
  • Espera por respostas;
  • Falta de clareza comunicativa;
  • Prioridades conflitantes;
  • Desvios de atenção.

 

Nem todos podem ser evitados, contudo todos podem ser identificados e são passíveis da execução de um plano de ação para eliminá-los. Fique de olho nos ladrões de tempo!

 

4 – Aprenda a delegar

               Em situações colaborativas é essencial que haja fluidez da equipe. Logo, confiar e delegar exige um tempo inicial para estabelecer parâmetros, como expectativas e prazos. Contudo, após feito é possível concentrar os esforços em outros focos sem que se perca a qualidade.

 

5 – Use ferramentas para auxílio

Atualmente há a maior diversidade de ferramentas para auxiliar em uma boa administração de tempo. O importante é que a organização seja palpável para que nenhuma informação seja perdida.

Dentro desse universo, existem meios diversos que atendem todos os gostos e finalidades.

Você pode usar: Trello (//trello.com/), Google Drive e Google Agenda, Evernote (//evernote.com)  (todos gratuitos com grandes ramais de opções de uso), ou até mesmo seguir o bom e velho tradicional como cadernos, pastas e até mesmo os práticos Post It . O importante é achar o método que funciona para você!

 

               E quais são as vantagens de uma boa gestão de tempo?

               Uma boa gestão de tempo irá resultar em muitos benefícios para a sua vida, tanto profissional quanto pessoal. Afinal o tempo as conecta e mantem o balanço entre as duas equilibrado. Quando você organiza suas atividades, estabelece metas e prioridades, tudo tende a funcionar de maneira mais simples. As atividades profissionais são feitas com sucesso e sobra tempo para sua vida pessoal. Alguma das vantagens de uma boa gestão do tempo são:

  • Maior produtividade e eficiência: Gerir bem o tempo leva a mais oportunidades e menos tempo desperdiçado em atividades triviais.

 

  • Uma melhor reputação profissional: A gestão do tempo é uma qualidade fundamental para profissionais de sucesso e, portanto, é valorizada pelos empregadores. A capacidade de priorizar e agendar tarefas é extremamente desejável para qualquer organização.

 

 

  • Capacidade de realizar objetivos: a gestão de tempo inteligente te permite atingir metas e objetivos pessoais ou profissionais em um período de tempo mais curto.

 

  • Diminuição do estresse: Realizar e seguir um cronograma de tarefas faz com que você se sinta menos estressado e reduz a ansiedade.

 

  • Mais tempo livre: Pessoas que gerenciam efetivamente seu tempo conseguem ter mais tempo para gastar em hobbies ou outras atividades pessoais.

Quem somos

Empresa Júnior desde 2011 atuando no mercado profissional com qualidade e capacidade de realizar projetos com alta performance e atender as necessidades de nossos clientes.

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