FERRAMENTAS PARA MELHORAR OS PROCESSOS DA EMPRESA

Antonio Carlos Galvão

Empresas com o processo bem definido possuem uma vantagem competitiva das demais empresas no mercado, pois essas são capazes de se comunicar com maior facilidade e realizar tarefas mais rapidamente, assim ganhar tempo e qualidade em seus serviços.

Trello

O Trello é uma ferramenta usada no mundo inteiro por ser famosa devido sua interatividade, funcionalidade e uso simples. Muito boa para organizar seu time, ainda mais se você conta com uma equipe grande e quer ter controle sobre quem deve fazer o que, mantendo todos atualizados de prazos e tarefas.

Primeiros passos para a utilização da ferramenta:

  •        Membros devem criar uma conta;
  •        Feito isso, você pode criar seu time, adicionando aqueles que quer em sua equipe;
  •       Criar o que a ferramenta chama de “Quadros”, lá você poderá ordenar os diferentes tipos de projeto que sua empresa tem (isso possibilita que você trate de projetos/clientes simultaneamente em quadros diferentes, isso facilita na gestão do projeto;

Dentro dos quadros existem três tipos de colunas padrão: “Para Fazer”, “Fazendo” e “Feito”. Embora esta seja forma padrão a plataforma te possibilita fazer alterações, como o nome e aumentar a quantidade de colunas de acordo com a necessidade.

Dentro das colunas é possível adicionar os “cards”. Os “cards” são os espaços de texto para você adicionar tarefas e/ou atividades para sua equipe. Eles te possibilitam monitorar o status das atividades. Em que é possível estabelecer prazos de entrega (colocar data e horário), adicionar um coordenador do card que será responsável por ele. Além de poder adicionar links, documentos de auxilio e comentários. 

Essa ferramenta é uma forma de como melhorar os processos, isso devido ao fato de que agora a comunicação será mais rápida, e o controle mais fácil. Tendo uma maior transparência a todos da equipe.

Empresas com o processo bem definido possuem uma vantagem competitiva das demais empresas no mercado, pois essas são capazes de se comunicar com maior facilidade e realizar tarefas mais rapidamente, assim ganhar tempo e qualidade em seus serviços.

Ferramenta 5W2H

Essa ferramenta é muito conhecida na área da gestão da qualidade por ser de uso simples e que gera grandes benefícios. Possibilitando um gerenciamento de atividades de um projeto de forma ágil. Sendo uma ferramenta muito boa para designar pessoas a determinadas tarefas e saber como esta será desenvolvida, mantendo todos que tem acesso a par do que está acontecendo.

A ferramenta 5W2H são uma sequência de perguntas e respostas, que auxiliam você a encontrar um caminho mais lógico. Servindo para facilitar a visualização estratégica um projeto, assim como a visão de cada atividade operacional. As perguntas e respostas, devem ser simples e diretas para entregar apenas o necessário.

Abaixo estão as perguntas que devem ser feitas:

  • O que? – Especificar o que deve ser feito;
  • Quem? – Especificar o responsável para executar ou coordenar a ação;
  • Onde? – Especificar o local onde a tarefa será executada a ação ou sua abrangência;
  • Quando? – Especificar o prazo para executar a ação;
  • Por quê? – Explicar a razão pelo qual deve ser feita;
  • Como? – Especificar a forma(método) pela qual a ação deverá ser feita;
  • Quanto custa? – orçamento necessário para executar ação.

Por mais que pareça uma sequência simples de perguntas e respostas, essa ferramenta tem a capacidade de auxiliar bastante o empresário. E é uma forma de atingir os objetivos da empresa. 

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