3 Plataformas para te Ajudar a ter uma boa Gestão de Tempo e Evitar Sobrecarga

Eduardo Henrique Gomes de Mello e Pedro Izarchi Leite

Organizando um calendário para uma Gestão de tempo

Gestão de tempo  é um tema com alta relevância e extrema importância na atual sociedade e vem sendo abordado cada vez mais.

Mas afinal, o que é gestão de tempo?

Gestão de tempo nada mais é do que o próprio nome diz: um processo, uma forma de fazer valer cada minuto que passa do nosso dia, cada minuto que passa da nossa vida. Além disso, traz organização e priorização de nossas atividades tanto pessoais, quanto profissionais.

Às vezes, nos deparamos com pessoas que fazem tantas atividades que até pensamos que o dia delas tem 48 horas. Isso se deve à incrível organização de tarefas decorrente da gestão de tempo.

O propósito do gerenciamento do tempo é trazer uma rotina para o seu trabalho. Proporcionando um momento livre para passar com a família, descanso e lazer.

Qual a importância de uma boa gestão de tempo?

Estamos sendo mais cobrados e sobrecarregados com tarefas e obrigações a serem realizadas em um prazo cada vez mais curto de tempo. Assim, torna-se crucial o planejamento e a organização de uma rotina.

Ademais, a gestão de tempo nos permite ter uma luz nas nossas decisões, nos ajudando a alcançar as metas e a ter uma maior produtividade durante o expediente.

Além disso, uma boa gestão do tempo não gera estresse, pelo contrário, ela causa uma sensação de alívio, de disposição, pelo fato de conseguirmos descansar mais. Com isso, apreciar os momentos de lazer e distrair nossa mente com hobbies que gostamos de realizar.

Homem sobrecarregado devido a falta de gestão de tempo.

A procrastinação…

A procrastinação é inimiga do tempo e de uma boa gestão, pois gera perigo para nossa rotina, podendo desestabilizá-la. Uma simples “olhadinha” no celular já é suficiente para nos atrapalhar e nos distrair. Assim, algumas tarefas serão jogadas mais para frente e como consequência o acúmulo de coisas para serem feitas.

Outro ato de procrastinação decorrente no nosso dia a dia é a famosa fala: “agora estou com preguiça, mais tarde eu resolvo”. Pequenas tarefas acumuladas podem gerar uma dor de cabeça maior do que a imaginada. Assim, devendo ser evitada.

É inevitável, ao decorrer do dia a dia, não cometer nenhum ato de procrastinação. Entretanto, ele deve ser evitado, pois quando vira um hábito, afeta a nossa vida.

Mas como evitar isso?

Em primeiro lugar, precisamos trabalhar em cima do nosso psicológico, querer fazer acontecer, o desejo de querer evoluir. Desta forma, existem algumas táticas que podemos adotar como referência:

  • Traçar objetivos, ter uma visão de onde você quer chegar.
  • Planejamento das atividades. Identificar de forma diária, semanal, mensal, anual, como e quando serão realizadas essas atividades.
  • É quando irá analisar possíveis falhas e possíveis acertos do seu planejamento.
  • Resolução das falhas encontradas no acompanhamento.

Além disso, existe um conceito muito falado hoje em dia para nos auxiliar a realizar uma boa gestão do tempo, que é a matriz de EISENHOWER.

MATRIZ DE EISENHOWER, utilizada para a gestão de tempo.

 A matriz consiste em um plano cartesiano com quatro quadrantes, onde posiciona-se as tarefas a serem realizadas e as prioridades delas.

Além do mais, existe uma diversidade de ferramentas que podem auxiliar a realizar uma boa gestão do tempo. Desta forma, meio caminho já está feito, é necessário apenas que se tenha compromisso e vontade para que ela possa ajudar.  Por exemplo:

  1. Google Agenda;
  2. Trello;
  3. Evernote;

Uma curiosidade é que todas as ferramentas citadas acima, podem ser acessadas e utilizadas de forma gratuita.

 

  • Google Agenda

 

Ter uma agenda organizada é fundamental para uma boa gestão de tempo. O Google Agenda traz mais funcionalidades, além da função básica de criar eventos, que podem mudar a sua maneira de ver uma agenda.

O primeiro deles é visualizar a agenda dos seus colegas de trabalho.

Conseguir marcar uma reunião era uma tarefa árdua, que só ficava mais difícil conforme o número de pessoas aumentava pois tinha que se consultar a disponibilidade de cada um e achar um horário em que todos estivessem disponíveis. Com o Google Agenda, é possível compartilhar os seus compromissos.

facilitando a tarefa do responsável por marcar uma reunião ou evento, pois já terá as informações necessárias de antemão quando for criar o evento, o que otimiza muito o tempo.

 Inclusive, tem uma função chamada agendamento inteligente, que verifica os horários de cada um dos participantes e sugere uma data e horário.

Outra função muito interessante é conseguir definir lembretes para os eventos.

O Google agenda tem por padrão uma notificação de 10 minutos antes do evento, o que ajuda muito na gestão de tempo e dá a chance de arrumar os últimos preparativos ou ajustar os últimos detalhes.

As notificações podem ser personalizadas para até 5 notificações. Também pode-se escolher se serão horas, dias, semanas antes do evento e qual a forma de notificação pode ser personalizada se serão pop-up, e-mails ou SMS no celular.

Outra função, é poder anexar documentos aos eventos, como planilhas, apresentações do Google entre outros. Isso através de um recurso experimental chamado Google Labs, que lembra os participantes de acessar esses documentos antes do evento. Também podem ser anexados links para videochamadas que são gerados automaticamente.

Além disso, realiza conversão de fusos horários. Para quem trabalha viajando com muita frequência, é muito valioso ter esse recurso. Além disso, também facilita muito marcar um evento para pessoas que estão em localidades diferentes.

Essas são só algumas das funcionalidades do Google Agenda, mas com essas ferramentas e muitas outras que ele oferece, você pode melhorar muito sua gestão de tempo. Aumentando sua produtividade e facilitando muitas de suas tarefas diárias.

 

  • Trello

 

Outro fator crucial para ter uma boa gestão de tempo, é ter um bom fluxo de trabalho.

Qual foi a última vez que você parou para revisar seu fluxograma? Será que não está na hora de rever sua rotina e sair da zona de conforto?

Os melhores fluxogramas são aqueles formados por processos, no entanto, as melhores atividades são aquelas que são flexíveis o bastante para trazer melhorias.

Com o Trello, você pode atribuir etiquetas para cada card, essas etiquetas podem ser desde qual área aquele card é, até o membro da equipe que está responsável por aquela tarefa. Assim, nos ajuda a ter uma rápida visualização do fluxo de trabalho.

Também pode-se atribuir uma descrição, assim, dá pra colocar uma melhor explicação do que aquele card é. Desta forma, pode servir como integração de novas pessoas na empresa, assim conseguem alinhar-se como as coisas funcionam. Independente da função é super útil explicar o propósito do card e como pode ser usado.

Outra função interessante é a possibilidade de criar uma checklist dentro do card, o que pode ser muito útil para esmiuçar os passos daquele processo. Pode ser usado para listar quem tem que fazer qual etapa. Outra ferramenta que, independente da forma que será usada, tem muito a agregar no seu fluxo de trabalho otimizando os processos e melhorando sua gestão de tempo.

É possível estabelecer uma data de entrega para os cards, assim, colocando uma linha de tempo para as tarefas. Existem várias opções de personalização das notificações que vão desde a hora da entrega até dois dias antes. Essa função pode parecer simples mas ajuda muito na gestão de prazos.

 

  • Evernote

 

O Evernote funciona como um caderno virtual, em que, de maneira prática e simples, consegue-se anotar pautas e objetivos de reuniões. Ademais, traz a funcionalidade de compartilhar essas anotações com outros usuários.

Além disso, podemos criar etiquetas para facilitar o trabalho de pesquisa dentro do software. Elas funcionam de uma maneira semelhante às tags, tem a função de nos ajudar. Você apenas deve digitar o tema que gostaria de achar e logo em seguida, ele já te mostra.

 

A boa gestão do tempo é primordial em diversos aspectos, desde as menores coisas, até as maiores. Além de nos auxiliar e nos permitir ter um bom rendimento no serviço, sempre estar descansado e animado perto da família. Ademais, contamos com a sorte de termos muitas informações e ferramentas para nos ajudar.

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